Fünf Gründe, warum moderne ERP-Lösungen in die Cloud gehören

Wer sein ERP in der Cloud betreibt, kann sich langfristige wirtschaftliche und operative Vorteile sichern.

ERP-Systeme sind das Herzstück vieler Prozesse im Unternehmen. Wichtige Kernaufgaben in der Planung und dem operativen Management laufen über die einzelnen Module einer zentralen Lösung oder über zahlreiche einzelne Lösungen. Laut einer Umfrage von Lünendonk hat der Großteil der befragten Unternehmen mehr als 20 ERP-Lösungen im Einsatz. In anderen Worten: Ohne das ERP geht nichts mehr.

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Und so ist die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Anwendungen und Daten essenziell für den Betrieb. Vom Personalmanagement bis zur Kontrolle der Produktion – alles hängt am ERP. Diese Brisanz sorgt dafür, dass viele deutsche Unternehmen diese zentralen Systeme nur zögerlich anfassen. Dabei gibt es hier gute Gründe, um bestehende Best Practices zu hinterfragen.

Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen betreiben mehr als 10 ERP-Systeme. Quelle: Lünendonk

ERP und Cloud: Für viele noch ein No-Go

Niemand gibt gerne Kontrolle aus der Hand. Besonders dann nicht, wenn es um die zentralen Systeme des Unternehmens geht. Das Gefühl von Kontrolle und Eigentum ist vielen Unternehmen auch in der IT bis heute sehr wichtig. Eigens betreute Systeme auf eigener Hardware, im eigenen „Keller“ oder eigenen Rechenzentrum; das war lange Zeit der Goldstandard für hochkritische Systeme. Doch die gefühlten Vorteile der vollen Kontrolle verschieben sich immer mehr zu Nachteilen.

Denn wer seine geschäftskritischen Prozesse zukunftsfähig aufstellen möchte, setzt auf Cloud-Ressourcen und externes Management. Dafür sprechen unter anderem diese fünf Gründe:

1. ERP in der Cloud spart Kosten

Heutzutage verschafft die eigene Hardware einem Unternehmen in sehr vielen Fällen keine Freiheit mehr, sondern ist langfristig eine Belastung: Lange Abschreibungszyklen, hoher Kapitaleinsatz für Investitionen, der anderweitig besser investiert wäre, und ein unnötig hoher administrativer Aufwand für Hardwareupgrades und Erweiterungen.

IT-Infrastruktur zu unterhalten gehört nicht zum Kerngeschäft fast aller Unternehmen. IT-Verantwortliche, die das ERP des Unternehmens stattdessen als Cloud-Lösung betreiben, reduzieren damit nicht nur Investitionskosten auf null. Kosten werden planbar. Klare Lizenz- und Nutzungs- und Paketmodelle nach Nutzung ermöglichen eine verlässliche, vorhersehbare IT-Kostenplanung. Eventualitäten wie Hardwareausfälle und Upgrades liegen hier in der Verantwortung des Anbieters.

2. Die Cloud bringt Flexibilität

Die Anforderungen an Releasezyklen steigen permanent. Der Hardwarebedarf wächst durch immer neue Anforderungen ebenfalls. Neue Funktionen und geschäftsrelevante Funktionsanforderungen sollen möglichst sofort ausgeliefert werden. Dafür benötigen die IT und Entwicklung einerseits freie Ressourcen, um die Softwareanforderungen zeitnah umzusetzen. Die begleitenden Hardwareanforderungen sind andererseits ebenfalls ein eigenes Projekt für sich. Beides gemeinsam ergibt für die IT jeweils ein Großprojekt. Im schlimmsten Fall nimmt es die IT für Monate in Beschlag.

Skalierung ist mit der eigenen Infrastruktur aufwändig und teuer. Wer als Unternehmen dagegen Cloud-Infrastruktur mietet oder eine ERP-Lösungen als PaaS/SaaS betreibt, hat jederzeit die Flexibilität, die Infrastruktur den Anforderungen anzupassen. Die IT kann dank flexibler Lizenzmodelle jederzeit Leistung in Form von zusätzlicher Hardware oder Bandbreite hinzubuchen oder abbestellen.

3. Verfügbarkeit ist Trumpf

Die Arbeitswelt hat sich – nicht erst in den vergangenen Monaten – stark verändert. Remote-Arbeit und dezentrales Arbeiten steht bei der Infrastruktur und Tool-Landschaft im Unternehmen jetzt im Fokus. Anwendungen und Policies, die sich der Flexibilisierung in den Weg stellen, können nicht länger als produktive Tools gelten. Die Erreichbarkeit der Systeme ist deshalb wichtiger als zuvor.

Aus dem Homeoffice, für den Außendienst und an anderen Standorten. Hier sind die Erreichbarkeit, Leistung und maximale Verfügbarkeit entscheidend. Durch passende Lösungen wie den Betrieb des ERP-Systems in der Cloud und Zugangslösungen zum internen Netzwerk (wie ein VPN) können die Systeme von außen abgeschottet und dennoch für alle Mitarbeiter jederzeit erreichbar sein.

4. Verbesserte Compliance

Entscheider möchten ihr Unternehmen keinem Risiko aussetzen. Sensible Kundendaten und kritische Anwendungen in die Cloud zu migrieren, klingt womöglich zunächst nach einem potenziellen Risiko. Die Anforderungen an den Datenschutz, Datensicherheit und die möglichen Folgen durch Strafzahlungen und Vertrauensverlust sind groß. Dabei hat das ERP in der Cloud in der Praxis bessere Voraussetzungen, Daten und Anwendungen rechtskonform und sicher zu verwalten. Denn der Anbieter kann das System nach regional passenden rechtlichen Anforderungen betreiben.

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Die Sicherheit der Cloud-Plattform ist bei einem spezialisierten Anbieter höher als bei einer selbst betriebenen Plattform. Denn anders als beim Kunden ist es das Geschäftsmodell der Cloud-Anbieter und ERP-Spezialisten, diese Plattform zu betreiben. Selbst wenn Unternehmen für ihre IT-Sicherheit großen Anstrengungen unternehmen, wird das Sicherheitsbudget eines Cloud-Anbieters immer höher sein. Zuverlässige Sicherheit ist hier keine Kür, sondern Pflicht.

Spezialisierte Anbieter bieten zusätzlich die technische Administration von Datenbanken und der Softwareplattform an. Dies entlastet die IT zusätzlich, die sich ganz darauf konzentrieren kann, Geschäftsprozesse digital abzubilden und interne Anforderungen mit den passenden Tools zu unterstützen.

Wer sein ERP in der Cloud betreibt, kann bei spezialisierten Anbietern auch Rundum-sorglos-Pakete erhalten, z.B. für SAP. Quelle: plusserver

5. Automatisierung entlastet Mitarbeiter

Intelligent gemanagte, moderne ERP-Systeme in der Cloud können der internen IT viele Aufgaben abnehmen. Einerseits kann der Anbieter die administrativen Aufgaben übernehmen. Updates ausrollen, die Verwaltung der Datenbank und der Plattform fallen dann als Aufgabe für das Unternehmen weg. Zudem können bestimmte Aufgaben in einem modernen ERP automatisiert werden. Beispielsweise Reports, die für die Dokumentation der Compliance nötig sind. Dazu Automatisierung produktiver Aufgaben durch Schnittstellen zu externen Datenquellen, Auswertungen und Alerts bei bestimmten Vorkommnissen.

Das ERP in der Cloud unterstützt die Mitarbeiter optimal dabei, ihre Aufgaben zu erledigen. Die IT kann sich darauf konzentrieren, die Geschäftsprozesse digital in den Tools abzubilden, statt mit administrativen Aufgaben überlastet zu sein.

Fazit

Bei kritischen Anwendungen mit Compliance-Relevanz, wo rechtliche Vorgaben und Kundendaten im Spiel sind, klingt der Gedanke an eine Cloud-Lösung für Entscheider möglicherweise riskant. Tatsächlich ist der Umzug des ERPs in die Cloud jedoch eine Chance. Unternehmen, die das Hosting, den Betrieb und optional sogar die Administration und Wartung an Spezialisten auslagern, müssen sich nicht selbst um die Konfiguration, Skalierung und Wartung und Notfall-Support kümmern. Das spart nicht nur Ressourcen, indem es die IT von der Arbeit im Maschinenraum befreit, sondern übergibt diese Aufgaben an Experten, deren Teams und Prozesse um diese Tasks herum aufgebaut sind.

ERP und Cloud: Eine effiziente Partnerschaft für den Mittelstand

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Titelbild von Mudassar Iqbal auf Pixabay