Fit für SAP S/4HANA – so geht’s!

Für viele Unternehmen steht bis 2027 eine große SAP-Migration an. Wir fragen Igor Altach, Geschäftsführer der PlusServer Basis GmbH, wie Unternehmen ihre IT fit für SAP S/4HANA machen können.

Hallo Igor, danke, dass du dir die Zeit nimmst und unseren Lesern ein paar wichtige Tipps für die bevorstehende Migration auf SAP S/4HANA gibst. Fangen wir gleich mit einer sehr grundsätzlichen Frage an: Wie können Unternehmen ihre Infrastruktur vorbereiten?

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Gerne. Also grundsätzlich gilt es, zwei Themenbereiche zu beachten nämlich einmal die Infrastruktur-Seite und einmal die SAP-Applikation selbst. Vor dem Wechsel müssen Unternehmen auf jeden Fall ihr Bestandssystem, das beispielsweise auf einer von der SAP freigegebenen Datenbank-Plattform mit der Business Suite läuft, auf S/4HANA vorbereiten. Und vor allem die Applikation und die getätigten Anpassungen sollten vorab überprüft werden. Dazu können Unternehmen ihre Applikation über einen Code-Inspektor laufen lassen. Dieser überprüft, ob die bestehenden Anwendungen so überhaupt S/4HANA-fähig sind oder zunächst angepasst werden müssen.

Der Custom Code Check ist Teil des SAP Readiness-Checks. Denn in S/4HANA gibt es eine Reihe von Funktionalitäten, die nicht mehr wie gewohnt funktionieren. Der Readiness-Check zeigt dann zum Beispiel wie Unternehmen bisher verwendete Transaktionen über Fiori Apps ablösen können oder aber welche Geschäftsprozesse aktiv sind und ob eben diese S/4HANA kompatible sind. Darüber hinaus benötigen die Unternehmen bei S/4HANA ein neues Hauptbuch. Und auch Kreditoren und Debitoren müssen ab jetzt über „Business Partner“ abgewickelt werden. „Business Partner“ dient dazu, alle Stammdaten von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zentral zu verarbeiten. Auch das Thema Zeichensatz in der vom Kunden eingesetzten Datenbank (Unicode oder Non-Unicode) kann mit HANA für alle SAP-Kunden relevant. Und natürlich müssen die Unternehmen prüfen, ob alle eingesetzten Add-ons auch wirklich in S/4HANA kompatibel sind.

Das hört sich aufwändig an. Was ist im Hinblick auf die Infrastruktur zu beachten?

Der wichtigste Aspekt ist sicherlich, dass HANA eine In-Memory-Datenbank ist. Das heißt die Daten liegen nicht mehr wie üblich auf Festplattenspeichern, sondern direkt im Arbeitsspeicher (RAM). Der RAM-Bedarf wird also entsprechend höher sein, als auf anderen  Datenbanken. Daher müssen die Unternehmen auch ihre zugrunde liegende Infrastruktur entsprechend vorbereiten und aufrüsten. Zumal der produktiv Betrieb von SAP-HANA-Systemen nur auf von der SAP zertifizierten Hardware erfolgen kann.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen hierzu?

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten: Im eigenen Rechenzentrum kann SAP HANA entweder auf einer dedizierten Appliance laufen. Oder die Datenbank läuft in einer virtuellen Umgebung als Integration in eine bestehende SAP-zertifizierte Server- und Storage-Infrastruktur. Man spricht dann von einem TDI-Ansatz (Tailored Datacenter Integration). Als dritte Möglichkeit können Unternehmen die SAP Basis  bei einem zertifizierten Cloud Service Partner wie plusserver betreiben. Damit sind sie maximal flexibel und sparen sich hohe Investitionskosten, die für Server und Storage-Kapazitäten anfallen.

Zusätzliche Kosten für Schulungen darf man dabei wahrscheinlich auch nicht vergessen, oder?

Das ist richtig. Für die Schulung der Mitarbeiter fallen weitere Kosten an. Denn in S/4HANA gibt es wie schon erwähnt sehr viele Neuerungen. Neben der Möglichkeit auf die SAP-Systeme über Fiori Apps zuzugreifen bedeutet die Umstellung auf SAP HANA auch eine Änderung in der Architektur.

Das heißt, die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie die neue SAP-Landschaft designen sollen. Und sie sollten wissen, welches Sizing sie benötigen, damit HANA die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Darin müssen sie geschult werden. Alternativ kann ein Dienstleistungspartner beraterisch unterstützen und diese Aufgaben übernehmen. Das spart den Unternehmen zusätzliche Kosten.

Was muss man sich unter einem Sizing vorstellen? Und was ist dabei wichtig?

Vor allem im Speicherbereich ergeben sich bei der Migration auf SAP HANA große Änderungen. Über ein Sizing können Unternehmen ermitteln, wie groß sie ihre HANA-Landschaft aufbauen müssen. Hauptspeicher ist beispielsweise teurer als klassischer Storage. Daher sollte man den Bedarf möglichst gering halten. Zudem gilt es zu beachten, wie groß die Datenbank bereitgestellt werden muss, um lauffähig zu sein.

Unternehmen können dazu vor dem Wechsel einen Sizing-Report ausführen. Er liefert Angaben über die geschätzte Größe der benötigten Datenbank. Ein Kunde, der zuvor beispielsweise eine 700 GB große Datenbank benötigte, braucht vielleicht nur 200 GB. Dennoch sollten Unternehmen bei der Planung auch das zukünftige Datenbank-Wachstum nicht vergessen.

Welche Ansätze gibt es für die eigentliche Migration?

Das kommt auf die Ausgangssituation im Unternehmen an. Der Brownfield-Ansatz eignet sich für bestehende SAP-Systeme, die keine oder nur wenig Altlasten tragen. Hierbei geht es um eine schrittweise System-Konvertierung. Auch Systeme, die sich bereits recht nah im Bereich des SAP-Standards bewegen, können mit diesem Ansatz migriert werden.

Der Greenfield-Ansatz eignet sich für Unternehmen, deren SAP-Landschaft fortlaufend weiterentwickelt wurde und entsprechend groß und komplex ist. Denn dabei geht es um eine Neuimplementierung des SAP-Systems, die parallel abläuft und dadurch die laufenden Geschäftsprozesse nicht beeinträchtigt. Bei dieser Neuimplementierung wird das SAP-System grundlegend neu aufgebaut und die bestehenden Daten nicht übernommen.

Hierbei ist es besonders wichtig, nicht nur die IT, sondern auch die kaufmännische Seite mit einzubeziehen. Denn wenn die SAP-Umstellung Neuland für das Unternehmen ist und noch keine entsprechende Erfahrung besteht, ist die Unsicherheit groß. Dann stehen Geschäftsleitung und Finanzvorstand hohen Investitionen natürlich deutlich skeptischer gegenüber.

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Was gilt es bezüglich der Kosten allgemein zu bedenken?

Zunächst müssen die Unternehmen überlegen, welche Infrastruktur sie bereits im Einsatz haben und wie alt diese ist. Bei der Umstellung auf SAP S/4HANA müssen sie Plattformsysteme bereitstellen. Im eigenen Rechenzentrum haben sie aber unter Umständen noch Systeme, die HANA gar nicht unterstützen können oder von SAP nicht freigegeben sind. Das bedeutet hohe Investitionskosten und erfordert eine entsprechende Skalierbarkeit, um einen Parallelbetrieb für alte und neue Anwendungen sicherzustellen.

Darüber hinaus müssen Unternehmen überlegen, inwieweit ihre Mitarbeiter bereits geschult sind. Für die Zeit der Migration muss sehr wahrscheinlich mehr Personal aufgebaut werden, das später nicht mehr benötigt wird. Es gilt also auch grundsätzlich zu überlegen, welche Unternehmensstrategie verfolgt wird. Bisher ist die Situation meist noch so, dass es eine bestehende Infrastruktur im Eigenbetrieb gibt. SAP ist für viele Unternehmen eine geschäftskritische Anwendung.

Doch die jetzt anstehende Umstellung ist eine gute Gelegenheit, die bisherige Strategie zu überdenken. Denn jetzt kommt es zu einer Trennung von Infrastruktur und Applikation. Das bedeutet einerseits eine Herausforderung für die IT-Abteilung und eröffnet den Unternehmen andererseits Alternativen zur Kostensenkung.

Welche sind das?

Allen voran eine Auslagerung in die Cloud – entweder zu Hyperscalern oder einem Managed Cloud Service Provider. Für Unternehmen stellt sich mit der Migration die Frage: Sollen sie ihre Infrastruktur schon jetzt mit hohen Investitionskosten vollumfänglich oder eher Stück für Stück vorbereiten?

Die Cloud bietet hier ganz klar eine gute Alternative. Denn hier sind die Investitionskosten deutlich geringer. Auch in Bezug auf die Bilanzierung. Diesen Aspekt gilt es auch zu bedenken. Denn die Anschaffung neuer Hardware schlägt sich im Anlagevermögen nieder und muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Bei einer Investition in die Cloud können Firmen die Kosten zügiger über die Betriebskosten verbuchen.

Zudem steht die benötigte Infrastruktur entsprechend schneller bereit. Die Cloud bietet den Unternehmen somit mehr Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit bei zusätzlich geringeren Fixkosten. Darüber hinaus sparen sich Unternehmen einen erhöhten Personalbedarf und den entsprechenden Schulungsaufwand.

Wie kann plusserver bei einer solchen Migration in die Cloud unterstützen?

Wir haben schon einige Migrationsprojekte dieser Art erfolgreich umgesetzt und wissen worauf es ankommt. Und wir können die Unternehmen mit entsprechendem Projektmanagement-Know-how unterstützen. Wir haben zum Beispiel ein spezielles Projektmanagement-Framework entwickelt. Damit teilen wir die Migration in unterschiedliche Phasen auf und können den Kunden in jeder Phase optimal begleiten.

Am Anfang steht immer eine sorgfältige Analyse der Ist-Situation, also eine Bestandsaufnahme der aktuellen Systemlandschaft. Darauf basierend erarbeiten wir ein Transitions-Vorgehen und führen den Kunden Schritt für Schritt hindurch.

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Was stellt denn bei der Migration die größte Hürde dar?

Das ist meist das Testing bevor das neue System live geht. Denn der Geschäftsbetrieb kann nur sicher laufen, wenn das neue System zuvor auf Herz und Nieren getestet wurde. Hierbei gilt es nicht nur die interneren Abteilungen im Unternehmen einzubeziehen, sondern auch externe Dienstleister und Partner. Selbstverständlich müssen besonders die Fachbereiche einbezogen werden, die letztlich die Abnahme machen. Denn sie müssen bestätigen, ob das System so arbeitet, wie es arbeiten soll.

Je nach Governance der Unternehmen möchten auch Wirtschaftsprüfer entsprechende Berichte wie Transition Reports, Prüfberichte und Belege einsehen. Das soll sicherstellen, dass keine Daten bei der Migration verändert wurden. In unserem plusserver Framework sind alle diese Aspekte bereits enthalten und können über eine Dokumentation belegt werden. So können die Unternehmen mit unserem Framework die Migration bequem Punkt für Punkt abarbeiten.

Beim Thema Cloud ist für viele Unternehmen nach wie vor die Sicherheit ein großes Thema. Wie ist gewährleistet, dass die Unternehmensdaten sicher sind und das System stets verfügbar ist?

Die Unternehmen sehen für sich meist drei Risiken: Serviceausfall, Datenverlust sowie unbefugter Datenzugriff. Diese Themen muss man in der Cloud natürlich bedenken. plusserver ist hier aber bestens aufgestellt und vorbereitet. Wir können die Services unserer Kunden zum Beispiel georedundant in verschiedenen Regionen bereitstellen. Zudem werden regelmäßige Backups durchgeführt, sodass man das System auf einen beliebigen Restore-Zeitpunkt wiederherstellen könnte.  Wartungen und Updates werden kontinuierlich durchgeführt, sodass das System immer auf dem neuesten Stand ist. Auch diese Backups können im Rahmen einer Disaster-Recovery-Strategie an verteilten Standorten gespeichert sein. Darüber hinaus verhindern mehrstufige Firewall-Lösungen den unbefugten Zugriff auf Firmendaten.

Was die Frage nach dem Datenschutz angeht, so gewährleistet plusserver als deutsches Unternehmen mit Cloud-Standorten in Deutschland die volle DSGVO-Konformität.

Welche Cloud-Lösung eignet sich besonders gut als „Basis-Cloud“ für SAP?

Das kommt auf die Größe der SAP-Umgebung an. Bei kleineren SAP-Umgebung können Unternehmen den SAP-Stack in die Cloud umziehen und dort betreiben. Bei einer größeren und komplexeren Enterprise-Umgebung bietet sich eine Multi-Cloud an. Dabei würde plusserver beispielsweise bestimmte Standorte als MPLS-Standort betreiben und dort die SAP-Basis-Services bereitstellen. Randsysteme, die der Kunde nach wie vor selbst betreiben möchte, bleiben in den eigenen Rechenzentren bestehen. Gerade mit solchen Multi-Cloud-Lösungen haben wir bisher sehr gute Serviceerfahrungen gemacht.

Wie viel Zeit bleibt den Unternehmen noch, die Umstellung auf SAP S/4HANA anzugehen?

SAP hat zwar die Frist von 2025 auf 2027 verlängert. Dennoch sollten sich Unternehmen jetzt nicht zurücklehnen und meinen, sie hätten noch viel Zeit. Unser Rat ist es ganz klar, die Migration bereits jetzt anzugehen. Denn bei der Umstellung handelt es sich nicht um ein simples „Update“. Die Projektlaufzeit ist abhängig von der Größe und Komplexität der Umgebung beim Kunden und dem gewählten Migrationsansatz. Zu bedenken ist auch, dass S/4HANA aktuell nicht „die“ Lösung für alle Funktionalitäten ist. Denn derzeit sind noch nicht alle Funktionalitäten der Business Suite auch wirklich in S/4HANA abgebildet. Hier müssen die Unternehmen überlegen, wie sie damit umgehen möchten.

Das war sehr informativ. Vielen Dank, Igor.

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