Warum SAP-Archivierung wichtiger wird

Die SAP-Archivierung gewinnt besonders unter S/4HANA an Bedeutung und gehört bei der Migration mit auf die Agenda.

• Warum SAP-Archivierung?
• Wie funktioniert SAP-Archivierung?
• Datenarchivierung vs. Dokumentenarchivierung
• Was ist zu beachten?
• SAP-Archivierung als Service

Viele Unternehmen stehen aktuell nicht nur vor den Herausforderungen der S/4HANA-Einführung. Sie müssen auch überlegen, wie sie ihre SAP-Daten unter HANA am besten archivieren. Denn S/4HANA ist eine In-Memory-Datenbank. Das heißt, die Daten liegen nicht mehr wie üblich auf Festplattenspeichern, sondern direkt im Arbeitsspeicher (RAM). Der RAM-Bedarf erhöht sich also mit dieser Datenbank. Und die Kosten für RAM liegen in der Regel deutlich höher als die für klassischen Storage. Deshalb gilt es, die Datenbank in S/4HANA möglichst regelmäßig von nicht benötigten Daten zu entlasten.

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Warum überhaupt SAP-Daten archivieren?

In Unternehmen, die SAP nutzen, fallen unabhängig von der Firmengröße jeden Tag eine Menge Daten an. Damit das SAP-System dabei nicht langfristig in die Knie geht, bedarf es einer kontinuierlichen Datenarchivierung. Dabei soll das SAP-System von aktuell nicht benötigten Daten entlastet werden. Bei der Archivierung werden also Massendaten, die im operativen Geschäft nicht mehr gebraucht werden, aus der Datenbank entfernt. Das können beispielsweise die klassische Belegarchivierung, aber auch Dokumentarten wie E-Mails, Bewerbungen, Angebote, Mahnungen und mehr sein.

Zu beachten ist jedoch, dass diese Daten langfristig vorgehalten werden können. Das hat unter anderem mit gesetzlichen Vorgaben zur Datenspeicherung zu tun, die Unternehmen einhalten müssen. Stichwort „Revisionssicherheit“. Das bedeutet, Daten müssen so gespeichert werden, dass sie nicht geändert oder verfälscht werden können. Die Aufbewahrungsfrist für solche Geschäftsdaten liegt in Deutschland in der Regel bei zehn Jahren. Dennoch müssen die archivierten Daten weiterhin möglichst einfach zugänglich sein, sollte es zum Beispiel zu einer Steuer- oder Wirtschaftsprüfung kommen.

Wie funktioniert SAP-Archivierung grundsätzlich?

Um die nicht mehr benötigten Daten zu archivieren, werden sie üblicherweise digital auf separaten Geräten wie (Storage-)Servern abgelegt. Für den Archivierungsprozess gibt es unterschiedliche Schnittstellen, die dazu genutzt werden können. Hierzu zählen beispielsweise ArchiveLink, ILM (Information Lifecycle Management), BC-ILM sowie SAP-CMIS (Content Management Interoperability Services). Bei CMIS handelt es sich um eine offene Schnittstelle, die besonders für eine Datenarchivierung in der Cloud interessant ist. Damit kann ein Unternehmen ein beliebiges Enterprise-Content-Management-System (ECM) ansprechen, ohne die proprietäre API eines speziellen ECM-Produkts zu kennen.

Grundsätzlich können Unternehmen für die Archivierung den SAP Content Server verwenden, der jedoch keine richtige Archivierungslösung für große Datenmengen ist. Sogar SAP empfiehlt seinen Kunden, den Content Server nur temporär für kleinere Datenmengen zu nutzen. Alternativ stehen spezialisierte externe Systeme wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS), ECM-Systeme oder HSM (Hierarchisches Speicher-Management) zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung?

Datenarchivierung bedeutet die Entfernung und Archivierung von Daten aus der Datenbank. Dabei handelt es sich im klassischen Sinne um all jene Daten, die nicht mehr benötigt werden, jedoch aufbewahrt werden müssen. Es geht also um eine klassische Entlastung der SAP-Datenbank.

Bei der Dokumentenarchivierung geht es hingegen um eingehende und ausgehende Dokumente. Das heißt: Kolleg*innen aus Fachabteilungen können bei Bedarf nach wie vor auf die archivierten Dokumente zugreifen.

Worauf müssen Unternehmen bei der SAP-Archivierung in S/4HANA achten?

Im Idealfall achten Unternehmen grundsätzlich darauf, eine möglichst schlanke und zukunftsfähige Archivierungslösung einzusetzen. Diese sollte genau das anbieten, was der Kunde braucht und möglichst nicht mehr und nicht weniger. Denn die meisten Unternehmen benötigen eigentlich eine reine SAP-Archivierungslösung.

Sie setzen aber oft eine komplette DSM- oder ECM-Lösung ein. Diese Produkte liefern dabei viel mehr Funktionen, als das Unternehmen eigentlich braucht. Und das schlägt sich natürlich auch im Preis für die Anschaffung und der Komplexität in der Nutzung nieder. Denn die Anwender müssen dabei meist eine systemeigene Oberfläche nutzen, was wieder mit mehr Schulungsaufwand und Einarbeitungszeit verbunden ist.

Eine Alternative hierzu sind Lösungen, die als schlanke Middleware zwischen SAP und Storage zum Einsatz kommen. Sie ermöglichen eine rechtssichere Dokumentenarchivierung, Datenarchivierung und Archivierung von Drucklisten über die Schnittstellen ArchiveLink, ILM und CMIS. Dadurch unterstützen solche Lösungen Unternehmen sowohl bei einem SAP-Systemwechsel als auch On-Premise sowie in hybriden oder reinen Cloud-Lösungen.

Archivierung gut für S/4HANA-Migration

Auf eine möglichst schlanke und „Cloud-fähige“ Lösung zu setzen ist vor allem vor dem Hintergrund der S/4HANA-Migration wichtig. Wenn Unternehmen diese Migration planen oder gerade umsetzen, gilt es, auch die bisherige Strategie zur Dokumentenverwaltung zu überdenken. Da HANA eine In-Memory-Datenbank ist, ist es noch wichtiger, nicht benötigte Daten schnellstmöglich zu archivieren. Denn das spart bares Geld beim RAM-Bedarf für S/4HANA. Hier kommt auch CMIS wieder ins Spiel. Denn dieser offene Standard ermöglicht die Zusammenführung aller Archivkonzepte auch von anderen Cloud-Anwendungen im Unternehmen. Und das erleichtert wiederum die Archivmigration im SAP-Umfeld.

Gibt es SAP-Archivierung auch als Cloud Service?

Es gibt einige Cloud Provider, welche die SAP-Basis als Managed Service aus der Cloud offerieren. Das bietet Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie sparen unter anderem teure Investitionen, den Aufbau von spezialisiertem Know-how sowie den Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Zudem greifen sie immer auf eine hochmoderne Infrastruktur zu. Und sie können sich auf einen sicheren Betrieb ihrer SAP-Basis verlassen.

Cloud Provider wie plusserver unterstützen ihre Kunden zudem bei der Migration auf S/4HANA. Darüber hinaus bietet plusserver SAP-Consulting sowie gemeinsam mit dem Partner KGS auch SAP-Archivierung als Managed Service an.